Atualmente, a emissão de NF-e é obrigatória para todas as empresas que realizem trocas comerciais, principalmente para vendas, sendo um processo menos custoso e burocrático.
Contudo, a empresa deve ter atenção no momento de implementá-la nas operações, já que ela necessita de uma escrituração fiscal.
E é exatamente aí que entra o XML: Denominado de eXtensible Markup Language, o arquivo XML é um formato digital da NF-e para que os procedimentos comerciais sejam registrados e arquivados com segurança, correspondendo ao padrão nacional de escrituração e gerado a partir da emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Sua principal função é armazenar as notas fiscais on-line, contando com alguns campos de informações, como:
- Dados da NF-e: aqui são inseridos números, datas que foram emitidas, modelo, série e valor total.
- Dados de transporte: nome de fornecedores, identificação do veículo e a quantidade de volume transportado.
- Dados dos produtos: informações sobre a descrição dos itens, bem como quantos são e seus respectivos valores.
- Emissor e destinatário: endereços, CPF (caso seja pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica) e razões sociais.
Alguns outros campos também são disponibilizados, como o de ‘’Informações Adicionais’’ que pode ser utilizado conforme a necessidade do emissor, e o de ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços), que fornece a base de cálculos PIS, Cofins etc.
Entretanto, não se pode confundir o XML com o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). O XML deve ser disponibilizado pelo vendedor para que seu cliente possa consulta-lo, preferencialmente em formato PDF.
Além disso, ele precisa ser guardado por um período de no mínimo 5 anos.
Caso o documento seja perdido, a empresa pode ficar sujeita a multas ou autuações.
Alguns benefícios podem se manifestar na integração das informações, já que elas estarão mais organizadas, bem como estar de acordo com a lei e ter uma gestão eficiente das documentações.
O Inbound NF-e é integrado com a Secretária da Fazenda, fazendo com o que os XML’s sejam aprovados pelo SEFAZ e baixados automaticamente, compactando tempo de conferência fiscal e automatizando os processos!
Conheça essa e outras soluções da Intragroup para a sua empresa!
