Imagine uma central de controle, onde todas as informações estão inter relacionadas, permitindo visão 360º do negócio. É isso que as ferramentas de gestão, como o ERP, se dispõem a fazer, dando aos responsáveis pelo gerenciamento base para tomada de decisões assertivas.
O crescimento saudável de um negócio é a prova material de que as deliberações estão fazendo sentido. Mas escalar também pode trazer algumas objeções: como controlar os números? Identificar gargalos? Estimar resultados? Comparar ações e períodos? Como cada segmento faz essa apuração de dados?
Saber identificar o momento certo para investir em uma nova estratégia de gestão é o primeiro passo. A dica é: busque por casos que são parecidos com o cenário atual da empresa e procure entender a solução. A expansão de um negócio precisa de planejamento e um Planejador de Recursos Empresariais (ERP) certamente encurta os caminhos para o sucesso!
Onde se encaixa um ERP?
O planejador de recursos empresariais (ERP) é uma ferramenta de organização de dados e processos, em sua essência. Inicialmente, o software pretendia “apenas” otimizar os gaps da produção, aumentando a eficiência da linha produtiva como um todo. Contudo, com as atualizações, o ERP passou a olhar também, e com mais cuidado, para a gestão e para suas micro-tarefas de rotina.
É possível utilizá-lo em diversas frentes, posicionando no (a):
- Controle de suprimentos;
- Fluxo de trabalho;
- Organização contábil;
- Gerenciamento de pessoas (colaboradores internos e externos);
- Análise de performance;
- Entrada e saída de material;
- Emissão de documentos.
Essas informações, quando conectadas de maneira estratégica, fazem a integração entre todos os setores de uma empresa; da produção ao estoque, do financeiro às compras e mais!
Com isso, adquirimos uma grande vantagem: velocidade. Assim, a identificação do sucesso e dos problemas é proporcional, fazendo com que situações positivas sejam otimizadas [gerando, possivelmente, mais resultados] e pontos de atenção sejam tratados com mais assertividade, evitando agravantes.
O ERP diminui o gap de resposta para qualquer situação, deixando a resolução 100% em poder dos estrategistas. Logo, não dá para imaginar um lugar em que ele não caberia, certo? Todos os segmentos precisam de uma gestão qualificada se quiserem expandir de forma planejada, saudável e sem “volta atrás”.
O mercado e o uso de softwares de gestão
O estigma da única função, por vezes, também atinge a tecnologia. Talvez a primeira ideia sobre um ERP (Planejador de Recursos Empresariais) seja: automatizar e integrar os dados, como um grande arquivo de informações. Claro que essa tarefa é uma das mais desejadas quando pensamos em um ERP. Mas além disso, o mercado se beneficia de muitos outros atributos, pois o software é capaz de abranger todas as horizontais de um negócio, como:
- Vendas: acompanhamento em tempo real de propostas, permitindo a organização em ofertas respondidas ou a responder, por exemplo. Além disso, poderemos acompanhar a jornada do cliente, para mantê-lo em nossa base quente.
- Compras: reposição de produtos e/ou matérias-primas necessárias ao bom andamento do trabalho. Mas sempre de forma pragmática, mantendo a organização por melhores orçamentos e custo-benefício. Dessa forma teremos sempre apostos a relação de fornecedores, para casos de compra programados ou com urgência inesperada (que pode acontecer!).
- Investimentos: os relatórios comparativos e integrados fornecem insights importantes sobre os rumos da empresa. Logo, é possível programar ou adiantar investimentos dos diversos tamanhos. Com isso, o financeiro agradece a redução de custos e a otimização nas operações. Dá para dispensar o uso de ferramentas extras de BI só com o uso de um ERP bem programado.
- Documentação: organizar a documentação, em especial a contábil, é uma grande responsabilidade, e quanto maior o empreendimento, maiores os cuidados com prazos. Por meio do ERP conseguimos centralizar toda a emissão de notas e documentos que envolvem a empresa e seus terceiros.
ERP cabe em todas as verticais!
O mercado é dividido em algumas frentes. A ideia não é isolar categorias, mas obter vantagens com essa forma de classificação e a maior delas é a organização de serviços e ofertas.
A seguir apresentamos algumas verticais onde um software de gestão (ERP) pode ser implantado, tanto no varejo, quanto na prestação de serviços, na indústria e mesmo em grandes centros de distribuição.
1. Varejo
Ao pensar em varejo, sempre pensaremos em quantidade de produtos ou mesmo diversidade de tipos. Isso significa que lidamos sempre com estoque e para evitar qualquer tipo de intercorrência, a logística deve ser muito bem organizada.
Com isso estamos pensado em cálculos de espaço físico e mesmo na distribuição (interna e externa) de itens. Sendo assim, é preciso ter um controle 100% confiável de informações desse tipo, assim otimiza-se a ocupação de espaço e também a entrada e saída. Não dá para ter acúmulos desnecessários quando falamos em varejo, já que estoque “encalhado” gera desperdício de tempo e esforço, além de estagnar a receita.
É comum também que grandes empresas varejistas tenham filiais. E a pergunta é: como fazer a integração entre as unidades? O ERP, por ser um software modular e alocado na nuvem, viabiliza a conexão das informações e a criação comparativa de dados. Assim teremos em mãos padrões de consumo e cálculos essenciais, como o do ticket médio, sempre atualizados. Isso abre margem para novas estratégias de vendas ou mesmo de produção.
2. Indústria
Insumos, produção e distribuição. Qual o tempo e a proporção de investimentos que cada uma das etapas deve levar?
Na fabricação, independente do tipo de setor, é preciso equilibrar as 3 etapas do processo. É preciso olhar para o fluxo de trabalho, quais são os procedimentos (há possíveis melhorias?), estatísticas de consumo e vazão da produção. Integrar todas essas informações é o caminho!
Pense também no tipo de operação: por encomenda ou livre demanda? Essas são questões importantes para a indústria e precisam ser tratadas com bastante atenção, organizando todos os dados essenciais para a tomada de decisão.
3. Distribuição
Grandes CTs (centros de distribuição) precisam de agilidade, já que entrega é sua principal tarefa. Mas bem sabemos que a organização logística não é tão simples quanto parece, há o envolvimento de diversas funções e os fatores de imprevisibilidade fazem parte da rotina do setor.
Um software de ERP apoia no cálculo de estoque mínimo, ponto de pedido, sugestão de reposição de itens e conferência de produtos, tudo sempre baseado na análise de demanda e funcionamento do próprio CT.
Para além , as etapas de separação e expedição evitam que os pedidos sejam enviados com qualquer tipo de inconsistência.
Por fim, é possível controlar a rota de entrega, garantindo economia de combustível e rapidez no atendimento. E se imprevistos acontecerem, teremos sempre planos alternativos mapeados. É a forma mais sustentável de lidar com a imprevisibilidade da logística.
4. Prestação de Serviços
O serviço é o produto. Ainda que pareça menos palpável, é preciso entender quais as fases da prestação de serviço, começando pelo planejamento e orçamento (há uma tabela clara de valores?) até a finalização e entrega do trabalho por completo.
Para esta vertical, o ERP auxilia com prazos, CRM, ordens de serviço, status de projeto e organização de documentação contábil e de informações pessoais. Afinal, é preciso garantir a segurança do contratante e também do contratado.
Por que o ERP é uma ferramenta universal?
Diferente de outras tecnologias, o ERP é um sistema modular e completamente personalizável. Isso significa que quaisquer funções que se deseja obter no uso da ferramenta, a central do software é passível de adaptação. Não existe um pacote mínimo de serviços ou tarefas, a projeção é toda feita caso a caso, através do auxílio de um especialista.
Pense que, dependendo da vertical em que se atua, diversas serão as necessidades. No varejo e na distribuição o ponto de atenção é o estoque, as entradas e saídas; na prestação de serviços, são os prazos e organização dos projetos. Então, não há receita mágica ou solução perfeita, existe a que mais se adequa ao que se espera de entregáveis.
Exemplos práticos de sucesso
Aquela máxima de que na prática a teoria é outra não funciona com o ERP ou qualquer produto SAP. Não é à toa que existem diversos cases para comprovar o sucesso da gestão estratégica por meio de softwares que automatizam dados e insights. A seguir, dois exemplos: uma indústria produtora e grande varejo de produtos alimentícios. Apesar de serem projetos completamente distintos, ambos se beneficiaram com o uso de um sistema ERP.
- NKG Stockler: multifiliais e pouca integração de dados. Esse era o cenário de uma das maiores indústrias cafeeiras pertencentes ao grupo Neumann Kaffee Gruppe (NKG). A escolha pelo Business One, um ERP escalável, se baseou nos custos-benefícios que a ferramenta oferece a curto, médio e longo prazo. Com o software, tarefas manuais repetitivas foram extintas, conflitos de informações eliminados e a visão 360º finalmente virou realidade, já que os relatórios analíticos entregam mais que um agrupamento de dados e sim comparativos estratégicos para auxiliar na tomada de decisões.
- NotCo: com expansão acelerada, a marca – que é produtora de alimentos 100% à base de plantas – lidava com os velhos problemas da integração de setores. Isso diminuía o olhar analítico sobre áreas como produção, estoque, logística e vendas. Com a validação da proposta, a empresa fechou a consultoria SAP com a Intragroup e hoje tem mais controle sobre seus dados e investimentos. Detalhe: o ERP é capaz de expandir junto com o negócio, o que para o varejo é essencial!
Esses são apenas dois exemplos de aplicação do ERP nas diferentes verticais do mercado. Pode encontrar outros em nosso site, basta clicar aqui. Também pode solicitar uma demonstração de produto para um de nossos especialistas.
Mas lembre-se sempre: ERP é personalizável e por isso se aplica a qualquer vertical e se adapta bem aos mais diversos segmentos. Primeiro analise suas necessidades e as traga para uma conversa com especialista. Depois disso, é só desfrutar dos benefícios!
