A produção de eventos de grande porte, tanto de entretenimento, como shows, festivais etc., quanto às feiras de negócios, convenções e conferências, demanda um alto grau de controle e organização. Já que, para que o evento seja um sucesso, existem inúmeros processos e informações que precisamos prestar atenção. Assim, trabalhar com um sistema ERP pode ser uma boa solução, pois esse tipo software é capaz de integrar diferentes dados em uma única ferramenta.
Com a ajuda de um ERP, os organizadores e produtores conseguem ter acesso a todos os detalhes do evento, facilitando o processo de coordenação. Além disso, o uso de um software de planejamento de recursos na gestão de eventos fornece insights orientados por dados, que ajudam os organizadores a tomarem decisões estratégicas.
Como pode perceber, essa é uma poderosa ferramenta na organização de diferentes acontecimentos empresariais e/ou culturais. Por isso, neste artigo, vamos te explicar a relevância de usar um software de gestão na organização de eventos e mostrar em quais setores podemos aplicá-lo.
A importância do acesso à informação na organização de eventos
Primeiramente, o que você precisa entender ao considerar iniciar a organização de um evento, é que o acesso aos dados e detalhes sobre o andamento dos processos será fundamental para o sucesso da festividade planejada!
Gerenciar as informações torna-se um artifício essencial para os organizadores, pois, para garantir que o evento seja bem sucedido, é preciso ter acesso a dados dos participantes, andamento de processos logísticos, fornecedores, quantidade de ingressos vendidos, dentre muitos outros.
Ademais, bem como em qualquer negócio, é preciso tomar decisões que sejam baseadas em números concretos, a fim de identificar áreas de melhoria e garantir que o evento ocorra sem problemas.
Dessa maneira, contar com ferramentas que colaborem no gerenciamento dessas informações é crucial para oferecer uma boa experiência aos participantes e colaboradores. E, para isso, a solução ideal é o uso de um sistema ERP.
Vantagens do uso de um sistema ERP na produção de eventos
Um sistema ERP, ou um sistema de planejamento de recursos, é um sistema integrado usado para gerenciar de forma eficaz os processos de uma organização. Como essa plataforma consegue concentrar informações que vão desde o financeiro, passando pelo gerenciamento de estoque e até mesmo conecta operações de negócios, ela não só pode, como também deve ser aplicada para a gestão de grandes eventos. Isso porque o uso de um sistema ERP pode facilitar o controle e a organização de todas essas etapas.
Por exemplo, a plataforma pode integrar o controle de estoque de materiais e equipamentos necessários para a produção, como mesas, cadeiras, som, iluminação, entre outros. Assim, é possível controlar a quantidade de recursos disponíveis e prever as necessidades futuras, evitando imprevistos. Entenda onde você pode aplicar essas funcionalidades a seguir.
Gerenciamento financeiro
Outra vantagem do sistema ERP aplicado à gestão de eventos é a possibilidade de gerenciar, de maneira assertiva, as finanças do evento. Com o software, você consegue ter uma visão geral e clara sobre as despesas e receitas, algo que facilita o controle do fluxo de caixa e permite identificar possíveis desvios do orçamento. O ERP também ajuda na organização dos pagamentos de fornecedores e prestadores de serviço, impedindo atrasos e problemas na execução da cerimônia.
Gestão de pessoas
A gestão de pessoas é outro aspecto importante na produção de eventos. Com o sistema ERP, é possível ter um cadastro completo dos funcionários envolvidos, incluindo informações sobre horários, funções, salários, entre outros. Dessa maneira, o gerenciamento da equipe ocorre da melhor forma e assegura que todas as funções sejam executadas corretamente e dentro dos prazos.
Venda e controle de ingressos
Além disso, o sistema ERP também pode ajudar a monitorar a venda de ingressos e a gestão do público, otimizando os processos de venda online e física, bem como, o controle da lotação e a entrada dos participantes.
Experiência do cliente/participante
Uma outra vantagem do ERP aplicado ao gerenciamento de eventos é que a plataforma ajuda os organizadores a aumentar
a satisfação dos participantes. Pois, com esse sistema, os responsáveis garantem que todos os participantes se mantenham atualizados sobre os detalhes do evento. Isto pode ajudar a criar uma melhor experiência para os participantes, pois eles poderão acessar facilmente as informações de que precisam.
Como escolher um sistema ERP para o gerenciamento de eventos?
No momento da escolha de um sistema ERP para te ajudar a gerenciar os eventos da sua empresa, você deve considerar uma série de fatores, dentre eles, os principais para se levar em conta são as características do evento planejado e as funcionalidades do software.
Outro ponto a ser considerado neste momento é a capacidade de analisar e fornecer dados do próprio sistema. A ferramenta deve fornecer informações detalhadas sobre o desempenho do evento, permitindo que os organizadores sejam capazes de tomar decisões assertivas que levem ao completo êxito daquilo que foi planejado.
Ademais, você precisa considerar as formas que o ERP consegue oferecer um bom suporte para os participantes, pois isso pode fazer uma grande diferença no sucesso do evento. Feedback positivo é uma das nossas maiores métricas!
Além destes pontos, é preciso analisar também as possibilidades de personalização do ERP. Soluções como o SAP B1 podem ser personalizadas de acordo com as necessidades do seu negócio e sua implementação pode ser realizada no formato cloud, permitindo que as informações sejam acessadas de qualquer lugar.
Por fim, você deve considerar também a escalabilidade do sistema ERP, pois este deve ser capaz de atender as necessidades do evento e das demandas à medida que elas crescem.
Soluções em sistema ERP para facilitar a organização do seu evento
Como você pode perceber, a implementação de um sistema ERP pode tornar a sua rotina e a da sua equipe muito mais prática. Ao aplicar essas soluções em seu cotidiano, você consegue acompanhar mais de perto os processos do seu evento e tomar as melhores decisões.
Se você deseja facilitar a gestão dos seus eventos, solicite uma
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