Um ERP tem múltiplas funções, todas voltadas para um mesmo ponto: organização da informação. Mas não é simplesmente agrupar, tem mais a ver com poder garantir previsibilidade nas decisões, graças aos insights que a ferramenta é capaz de disponibilizar. Essa questão dos dados está relacionada à importância da integração entre todas as áreas da empresa.
Podemos dizer que a gestão de um negócio, em seu sentido mais ideal, está pautada em uma visão 360º. O que é bastante complexo ao colocarmos todos os setores em consideração. Isso significa, em outras palavras, que há essa urgência em conectar informações, para que, com isso, alcancemos a visão global.
Existem diversas formas de fazer o acompanhamento de dados e dos diversos micro setores. Porém, será mesmo possível fazer isso de forma manual, sem que haja qualquer tipo de desvio de informação?
Para responder a essa questão, separamos 5 funcionalidades mais utilizadas dentro do ERP e que garantem maior integração entre os departamentos, além de otimizar as rotinas. Em especial as administrativas. Vamos conferir?
Funções de um ERP: o básico
O ERP é um software corporativo que serve de apoio às empresas no controle total das informações, integrando e gerenciando dados. Além de oferecer recursos e processos capazes de garantir maior assertividade nas tomadas de decisão. Resumindo: o ERP é uma ferramenta de gestão financeira e de recursos materiais.
Apesar de não estar diretamente ligado à produção, que também pode ser chamada de “chão de fábrica”, o software possibilita a criação e formalização de processos. Isso significa que, por meio dele, podemos configurar e controlar o fluxo de trabalho. Logo, estaremos padronizando e permitindo a criação de práticas mais produtivas e que sejam adaptáveis a cada cenário, dependendo das situações.
O que é possível fazer com um planejador de recursos empresariais na prática?
Diversas funções, todas escolhidas no plano de instalação da solução. Mas a grande dúvida é: se este é um software de gerenciamento estratégico e administrativo, o que ele pode fazer? Automatizar processos, trazendo-os para os meios digitais.
Transformar digitalmente uma empresa garante muitos benefícios, que são garantidos, também, pelo uso dos diversos tipos de ERP:
- Eficiência no cumprimento de tarefas;
- Controle de prazos;
- Simplificação de processos;
- Maior organização dos fluxos de trabalho.
Além disso, o ERP garante a institucionalização e automatização de diversos processos, como: emissão de documentos fiscais, gestão do estoque, integração com e-commerce etc.
O ideal é que todos os módulos sejam escolhidos com a intenção de garantir uma visão mais completa sobre o negócio. Não esquecendo, é claro, da segurança das informações e do tipo de controle necessário, é onde entramos na parte da integração e sua importância na prática.
Como facilitar a visão global sobre o negócio por meio do ERP?
Integração. Toda funcionalidade capaz de integrar mais de um tipo de informação deve ser entendida como importante dentro da gestão. Inclusive, conseguir reunir o conjunto completo das tarefas contábeis é uma das estratégias mais procuradas no mercado, já que por meio dela, temos o controle financeiro total de um negócio. Como bem sabemos, essa é uma das principais preocupações de gestores e responsáveis pelas áreas administrativas.
União de setores. Sempre que temos uma ferramenta que engloba mais de uma área, damos aos colaboradores que não trabalham juntos, a possibilidade de compreender com mais clareza toda a situação. Aquela história de que a comunicação assíncrona não funciona, tem verdades e mitos, porém ele deve existir, é essencial! Mas para que isso seja possível, devem ser estabelecidas algumas regras. O ERP ajuda com isso no sentido de conseguir unificar o lançamento de dados e status de todas as atividades. Ainda que seja possível fazer todo esse processo manual, a ferramenta poupa trabalho e ainda é passível de personalização e emissão de relatórios.
É hora de ver, na prática, quais são os módulos principais para organização e controle da gestão, partindo do pressuposto que devemos ter visão global e estratégica. Vamos juntos?
TOP 5 funções: o essencial para a gestão
- Emissão de notas e boletos: controle de entradas e saídas precisa sempre coincidir. Para isso, automatizar os processos de cobrança e entrada de recursos facilita o balanço final.
- Gestão de estoque: controle sobre utilizáveis, matéria-prima e estoque de venda garante a continuidade do trabalho. Além do mais, os comparativos são importantes para estabelecer ou restabelecer as regras de consumo e produção de uma empresa.
- Controle de vendas: assim como a prática anterior, a organização automatizada de saídas (produtos e/ou serviços prestados) dá à empresa uma visão sobre como andam as estratégias. Sendo assim, saberemos se estamos seguindo boas escolhas ou se elas precisam de um replanejamento.
- Integração de plataformas: sejam marketplaces ou e-commerces, conseguir extrair números de forma automática aumenta a confiabilidade dos dados e otimiza o processo. Basta fazer conferências e pronto, já dá para saber como anda a visibilidade de uma marca e seus produtos no mercado.
- Cadastros de colaboradores: clientes, fornecedores, responsáveis por tarefas, etc. Você sabe quem e quando “cobrar”? O ERP fornece base completa de informações como essas, podendo gerar filtros diversos, que são capazes de delimitar as informações desejadas.
Isso tudo sem contar recursos que estão acoplados aos pacotes acima, por exemplo a emissão de relatórios padronizados por período. Afinal, é importante saber qual foi o seu faturamento no último trimestre, não é? Isso permite espaço para entendermos e fazermos previsões sobre os próximos meses.
O uso de planilhas segue permitido para todos esses casos, mas quanto tempo perdemos com isso? Ou melhor, qual a chance de informações passarem sem o devido acompanhamento? O sistema ERP integra todas as informações e permite acesso com apenas um clique. Tudo em uma mesma interface, para facilitar o trânsito de informações.
Por isso que este artigo foca nas 5 principais funcionalidades do ERP, para dar base de conhecimento para quem deseja implementar o sistema na empresa ou pretende fazer algum tipo de setup.
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