Ao final de cada ano, para o ambiente corporativo/empresarial, alguns fechamentos e entregas de dados são necessários, em especial, os fiscais. Esses “relatórios” são a comprovação de que a empresa cumpriu com as obrigações, além de ajudarem a organizar, também, o próximo ano. Para essa tarefa de encerramento, a gestão pode usar algumas ferramentas inteligentes, como softwares ERP – a exemplo o SAP Business One.
Esses procedimentos são determinados pelo Art. 1.179 do Código Civil, que obriga o levantamento do balanço patrimonial e apuração do resultado econômico do negócio ao longo do ano.
Como não se pode desviar dessa obrigatoriedade, o que se deve fazer é otimizar tempo de execução desses serviços burocráticos desse fechamento, utilizando recursos de automação e inteligência artificial. Para quem já conta com o SAP Business One, o trabalho fica ainda mais prático e rápido!
Tipos de fechamento e principais pontos de atenção
A priori, existem dois tipos de fechamento – ou ainda, se quisermos chamar, balanço. De um lado, como primeiro tipo, temos o fechamento mensal, que organiza a contabilidade mês a mês, efetuando entradas e saídas, cálculos de folha ponto, por exemplo. Ou seja, parâmetros mais variáveis, que envolvem custos e mais. Por outro lado, ao final de cada período completo – contado por ano (12 meses) – teremos, também, o fechamento anual, responsável por gerar um panorama de todo ano e que acontece, normalmente, em dezembro.
Ambos têm o objetivo de identificar as necessidades da empresa e estabelecer estratégias de curto ou médio prazo – considerando os fechamentos mensais e anuais, respectivamente. O que difere os processos é o tipo e quantidade de informações levantadas e como fazer a integração entre elas. Sendo neste ponto que a automação chega para facilitar! Com o SAP Business One todos os relatórios são atualizados em tempo real, possibilitando comparativos, dados isolados, conjuntos e muito mais. A personalização da ferramenta é você quem faz!
SAP Business One no fechamento anual
Por se tratar de uma obrigatoriedade a nível jurídico e fiscal para as empresas, a escrituração do fechamento anual da contabilidade precisa ser extremamente bem feita, sem desvios ou erros de cálculo. Por isso, exige muita atenção e comprometimento.
Algumas dicas para evitar erros:
- realizar o levantamento do balancete de verificação, a fim de conferir se os valores debitados fecha com os valores declarados como creditados;
- conferir prazos para realização dos saldos, bem como suas classificações corretas entre contas de curto e de longo prazo;
- verificar se os Ativos e Despesas estão como devedores (saldos negativos) e se as contas de Passivos e Receitas como credores (saldos positivos);
- averiguar as disposições de leis tributárias ou de legislação especial, caso haja situações passíveis de anotações diferenciadas para fins de fiscalização e avaliações externas.
Para isso tudo, alguns documentos são necessários. Em geral, para o fechamento contábil anual teremos que ter em mãos alguns documentos listados (e, na sequência onde procurar por eles, dentro do nosso sistema de gestão baseado em IA do SAP Business One):
- conjuntos notas fiscais: geradas e arquivadas pelo sistema de gestão- a depender da solução;
- folhas de pagamento dos funcionários: geradas no próprio SAP Business One;
- guia de impostos e contribuições: configuração disponível para que o ERP trabalhe com certas alíquotas e taxas;
- recibos de pagamentos de autônomos e cooperados: CRM completo e integrado pelo SAP Business One;
- relatórios de fluxo de caixa: atualizado em tempo real pelo ERP;
- inventário de estoques: dados armazenado em nuvem do SAP Business One e integrado com outros módulos da gestão, como a logística e a produção, por exemplo;
- ajustes e reclassificações patrimoniais: armazenadas em relatórios dos sistemas de gestão;
- contas mensais: disponíveis na integração entre os módulos e plataformas externas de vendas, possíveis para sistemas como o SAP Business One.
No fim, o acompanhamento mês a mês é o que mais contribui para esse fechamento anual das atribuições da empresa. Por isso, é fundamental garantir que os dados em tempo real, gerados mensalmente, sejam o mais precisos possível. Dessa forma, o procedimento final é “simplesmente” juntar os antecedentes.
Contar com um sistema SAP Business One ajuda?
Uma solução tecnológica como o SAP Business One fica responsável pelas integrações de dados e como fonte de reunir diferentes informações relevantes para a organização da empresa, além de automatizar parte do trabalho na hora do fechamento anual.
Não só em momentos decisivos como os finais de ciclo, mas a tecnologia deve ser pensada como uma facilitadora da realidade de um negócio, especialmente nas finanças, na contabilidade e na visão estratégica da gestão. Com um sistema como o SAP Business One é possível controlar todas as movimentações que ocorrem dentro da companhia e fazer disso uma vantagem organizacional e competitiva.
Portanto, seja nesse ou no próximo, ao chegar o fim do ano, quando é necessário realizar esse tipo de fechamento, recursos tecnológicos podem simplificar o cumprimento da obrigação e dar ao negócio segurança em relação aos entregáveis e suas atribuições legais. Por isso, contar com um sistema de gestão ERP é importante.
Mais vantagens do uso do SAP Business One você encontra em outros de nossos materiais, basta clicar aqui. A inovação começa com pequenos passos e nossos especialistas podem ajudar com isso. Lembre-se: toda tecnologia que facilita o presente, garante o futuro. Atualize a sua empresa hoje!
